Come creare una perfetta pianificazione di progetto: 6 semplici passaggi

I progetti possono essere caratterizzati da una grande quantità di attività da svolgere. Molto spesso, se una di queste attività va storta, si creano molti problemi, come scadenze non rispettate e clienti insoddisfatti. Come evitarlo? Utilizzando una pianificazione di progetto. In questo articolo ti spiegheremo come riuscirci.

Cos'è una pianificazione di progetto?

Una pianificazione di progetto è uno strumento di pianificazione che definisce tutte le attività da svolgere, le risorse necessarie e la scadenza di un progetto.
In poche parole, una pianificazione di progetto documenta tutto ciò che riguarda la sequenza temporale che lo caratterizza, ovvero:

• Attività, l'elenco dettagliato delle attività (e delle sotto-attività) che devono essere completate per concludere - con successo - un progetto.

• Scadenze, l'elenco delle singole scadenze previste per ogni attività. Esse permettono di completare il progetto nei tempi previsti.

• Punti chiave, l'elenco dei punti cardine del progetto. Essi possono essere utilizzati per monitorare lo stato di avanzamento del progetto o evidenziare eventi importanti.

 A seconda della piattaforma utilizzata per gestire la pianificazione di un progetto, potresti inserire altri aspetti essenziali per il suo completamento come: 

• Risorse, le risorse necessarie per la realizzazione di un progetto. Ad esempio, le persone, le attrezzature, gli strumenti di gestione del progetto, ecc.

• Requisiti, la definizione degli standard richiesti per completare un progetto (come le certificazioni o le autorizzazioni di sicurezza).

• Budget, la stima del costo totale di un progetto, includendo le spese per la manodopera, l'approvvigionamento di materiali, ecc.

• Stakeholder, l'indicazione dei principali stakeholder coinvolti nel progetto (come i membri del team, i clienti e gli investitori).

Un software di pianificazione del progetto come monday.com ti aiuta a pianificare e gestire ogni elemento che compone la gestione della pianificazione. Tutti gli elementi saranno inseriti in un'unica dashboard e sincronizzati in tempo reale, fornendo una panoramica accurata.

Perché è importante una pianificazione di progetto?

Grazie a una pianificazione di progetto puoi:

• Rispettare le scadenze. Definendo una pianificazione di progetto riuscirai a completarlo in tempo. Questo perché una pianificazione di progetto fornisce una chiara definizione delle scadenze per ogni singola attività e le risorse necessarie per completarle con successo.
  Ad esempio, puoi utilizzare il diagramma di Gantt di monday.com. Grazie a questo diagramma godrai di una visione completa dei tuoi progetti e riuscirai a modificare il piano di progetto in tempo reale e sulla base delle tue esigenze.

• Rispettare il budget. Sappiamo che, ogni progetto, può - per qualsiasi motivo - superare di gran lunga il budget prefissato. Solamente il 43% delle aziende consegnano i progetti rispettando il budget. Ecco che una pianificazione del progetto ti aiuta a stimare le risorse necessarie per consegnarlo. Su monday.com potrai utilizzare la colonna dedicata ai valori economici con cui riuscirai a monitorare il budget. Inoltre potrai usare delle colonne aggiuntive per tener traccia delle spese effettive. In questo modo, man mano che il progetto procede, sarà semplice essere a conoscenza di quanto si sta spendendo e identificare rapidamente potenziali problemi di budget. 

• Evitare i colli di bottiglia. Individuando tempestivamente potenziali problemi, è possibile adottare misure per risolverli prima che comportino ulteriori ritardi. Con monday.com puoi impostare le scadenze per ogni attività da svolgere e ricevere notifiche se qualcosa viene ritardato.

Come si crea una pianificazione di progetto?

Creare una pianificazione di progetto non è semplice, soprattutto se il progetto in questione è di grande dimensione. Ecco che - per riuscirci - puoi seguire questi 6 passaggi fondamentali:

# 1. Definisci l'ambito del progetto.
L'ambito del progetto definisce esattamente che cosa riceverà il cliente. In questa fase andrai a definire i risultati del progetto, le attività, i requisiti tecnici e i criteri di accettazione. Ciò viene svolto per garantire che tutti i membri del team abbiano una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta.

# 2. Elenca le attività del progetto.
La pianificazione del progetto viene spesso utilizzata assieme alla definizione della struttura di assegnazione del lavoro, in modo tale da suddividere il progetto in piccoli passaggi gestibili. Ad esempio, puoi utilizzare monday.com per organizzare e monitorare le tue attività in un'unica dashboard. 

# 3. Identifica le attività dipendenti tra loro.
Le dipendenze delle attività si verificano quando un'attività dipende da un'altra. Ciò sta a significare che un'attività deve essere completata prima che un'altra possa iniziare. 
Grazie a monday.com, potrai utilizzare l'impostazione delle dipendenze: essa consente di visualizzare la relazione tra le attività. 

# 4. Stabilisci i punti chiave di un progetto.
I punti chiave di un progetto sono quei traguardi che vengono definiti per monitorare gli avanzamenti e i progressi del progetto stesso. Alcuni esempi di punti chiave di un progetto possono essere: il rilascio di campioni di prodotto, il raggiungimento della fase di test, l'ottenimento di un finanziamento da parte di un investitore. Identifica dunque dei punti chiave del tuo progetto, attribuisci la loro importanza e condividili con i membri del tuo team per aumentare la consapevolezza sull'andamento del progetto stesso.

# 5. Assegna i compiti.
Il passaggio successivo per la creazione della pianificazione del progetto è assegnare le attività ai membri del tuo team e assicurarsi che essi siano consapevoli delle proprie responsabilità. Quando avrai assegnato le attività (a singole persone o a interi team), monday.com invierà loro una notifica per aggiornarli.

# 6. Monitora, valuta e adatta la pianificazione di progetto.
In un mondo perfetto i progetti funzionano senza intoppi, ma non è così. È importante monitorare la pianificazione del progetto. Lo puoi fare grazie alle dashboard di monday.com, che ti offrono una chiara panoramica di ciò che sta accadendo in tempo reale. Riuscirai a tenere traccia delle tempistiche del progetto, identificare eventuali colli di bottiglia e valutare/modificare il progetto.

Come creare una pianificazione del progetto con monday.com? 

Le pianificazioni di progetto consentono di tenere traccia delle attività e di monitorare i progressi. Crearli, però, con calendari o fogli di calcolo Excel non è pratico: la gestione delle singole fasi che compongono il progetto potrebbe risultate complicata portando a problemi comunicativi e non solo.

monday.com è un sistema Work OS altamente flessibile che semplifica la creazione della pianificazione di un progetto. Grazie a monday.com puoi aggiungere attività, tenere traccia delle sequenze temporali, collaborare in tempo reale e condividere file direttamente da uno spazio di lavoro centralizzato.
Sappiamo bene che la pianificazione è uno degli aspetti più difficili di un progetto. L'uso di un software per la gestione dei progetti - come monday.com - è un must have per far filare tutto liscio. Inoltre, monday.com offre dei modelli predefiniti per la pianificazione del progetto che puoi utilizzare e personalizzare secondo le tue esigenze.

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