Le roadmap dei progetti sono uno degli strumenti migliori nell’arsenale dei Project Manager per coinvolgere rapidamente stakeholder e dirigenti. In questo articolo ti spiegheremo che cos’è una roadmap di progetto, come crearla e quando utilizzarla.
Che cos'è una roadmap di progetto?
Una roadmap di progetto è una panoramica grafica utilizzata per presentare obiettivi e risultati di alto livello su una sequenza temporale. È un modo incredibilmente utile per gestire le aspettative delle parti interessate comunicando al contempo gli obiettivi e la pianificazione del progetto con altri team.
Con una roadmap di progetto in mano, voi e i vostri stakeholder avrete un'idea più precisa della portata del progetto e dei potenziali problemi da tenere d'occhio.
Cosa dovrebbe includere una roadmap di progetto?
Una roadmap di progetto fornisce una panoramica strategica degli elementi principali di un progetto. Pertanto, deve includere obiettivi, tappe, risultati, risorse e tempistiche.
Ecco alcune informazioni in più su questi elementi, oltre a qualche altro dettaglio che potreste voler includere.
Obiettivi: includere le risposte alle domande "qual è l'obiettivo di questo progetto?" e "a cosa corrisponde il successo?"
Milestones: le tappe fondamentali sono le date ipotetiche degli eventi o dei risultati principali del progetto, come le date di consegna critiche.
Prodotti da consegnare: descrive tutti i risultati, tangibili o intangibili, che vengono presentati nell'ambito di un progetto in qualsiasi fase.
Risorse: dovete includere i costi o le stime della manodopera e delle risorse necessarie per completare il progetto (come la tecnologia).
Tempistica del progetto: non è necessario includere i dettagli quotidiani, ma piuttosto una panoramica di alto livello su quando le iniziative inizieranno e finiranno (spesso mostrata in un diagramma di Gantt).
Dipendenze: indicate tutte le relazioni che hanno un impatto sull'esecuzione dei risultati e delle attività essenziali.
Contatti chiave: annotate i membri del team che lavoreranno al progetto e le loro informazioni di contatto.
Qual'è la differenza tra una roadmap e un piano?
È facile confondere una roadmap di progetto con un piano di progetto. La differenza fondamentale tra le due cose riguarda il livello di dettaglio. Una roadmap di progetto rimane di alto livello, mentre un piano di progetto mira a includere dettagli granulari. Un altro modo per inquadrare la questione è questo: una roadmap spiega il perché, il chi e il quando, mentre un piano si addentra nel come.
Il modello di progetto singolo di monday.com copre i dettagli più fini di un progetto non inclusi nella roadmap, come:
- Compiti
- Processo di approvazione del cliente
- Potenziali problemi e rischi
- Fasi
- Squadre
Quando dovresti usare una roadmap di progetto?
Una roadmap di progetto è ideale quando il Project Manager vuole trasmettere rapidamente informazioni importanti (come gli obiettivi del progetto) agli stakeholder senza perdere tempo in dettagli superflui. È ottimo anche per i primi giorni di un progetto, quando non si sono ancora definiti tutti i dettagli. D'altra parte, è importante notare che una roadmap non è un ottimo modo per tenere aggiornate le persone del team una volta che il progetto è in corso. Le persone che svolgono il lavoro quotidiano dovrebbero sapere cosa c'è nella roadmap, ma il loro obiettivo principale sono le attività da svolgere. Hanno bisogno di vedere i dettagli del progetto, come quelli che si trovano in un Task Tracker giornaliero.
Come creare una roadmap di progetto di successo
Prima di costruire la roadmap di un progetto occorre fare un po' di strada. Di seguito vedremo le diverse fasi.
1. Scrivi un caso aziendale
È possibile creare una roadmap di progetto durante la fase di scoperta del progetto per identificare tutti gli aspetti e i dettagli che richiedono attenzione. Quando si scrive una roadmap, l'azienda vuole sapere subito le informazioni più importanti. Descrivete il progetto e giustificate il motivo per cui lo state realizzando. Delineate i benefici, i costi e i rischi. Si tratta di un'analisi di alto livello, niente di troppo approfondito. Lo scopo è quello di ottenere velocemente il consenso e l'approvazione.
2. Scrivere una carta del progetto
Una volta ottenuta l'approvazione, la carta del progetto delineerà i punti chiave del progetto, come le principali milestone e i deliverable, i principali stakeholder, i presupposti, la panoramica dei tempi e l'allocazione delle risorse. Tutte le informazioni necessarie per la roadmap sono probabilmente già contenute nel business case e nella carta. Quindi, una volta raccolti questi documenti, siete pronti a creare la vostra roadmap visiva. Alcune aziende potrebbero saltare la carta, poiché la maggior parte di queste informazioni, se non tutte, saranno presenti anche nel piano della roadmap in un formato diverso.
3. Iniziare con un modello
Costruire la roadmap a partire da un modello consente di risparmiare tempo e garantisce che le roadmap dei progetti abbiano sempre lo stesso aspetto.
4. Inserire le informazioni essenziali sul progetto
Ora è il momento di riempire la roadmap del progetto con tutti i dati di cui abbiamo parlato. Questi includono:
- Gli obiettivi del progetto (con i rischi potenziali)
- I benefici o il potenziale ROI derivanti dal raggiungimento di tali obiettivi/traguardi
- Una tempistica di alto livello che mostri l'intera portata del progetto con le date di consegna previste
- I flussi di lavoro per ciascuno dei team che lavorano al progetto (marketing, IT, vendite, ecc.)
- Attività di alto livello da completare (si pensi a compiti complessivi settimanali/mensili, non giornalieri/ora per ora)
- Milestone del progetto definite (ottenere finanziamenti, trovare un fornitore/contratti, completare il codice, ecc.)
5. Collaborare con le parti interessate
Anche se si tratta solo di estrarre le informazioni da una carta pre-approvata, è saggio ottenere una guida e un input dai principali stakeholder mentre si costruisce la roadmap.
Fortunatamente, qualsiasi tipo di roadmap realizzata su monday.com, dalle roadmap di prodotto alle roadmap dei progetti di costruzione, può essere facilmente condivisa con esterni.
6. Aggiorna, aggiorna, aggiorna
I progetti cambiano continuamente, soprattutto se si adotta un approccio Agile.
Una roadmap può essere modificata per riflettere i cambiamenti nelle tempistiche, nelle risorse, nelle milestone e nelle dipendenze. È qui che un sistema operativo di lavoro si rivela davvero utile: l'aggiornamento è molto meno lungo, noioso e soggetto a errori rispetto a una roadmap cartacea o basata su fogli di calcolo.
Ecco alcune funzioni di gestione dei progetti incluse nel Work OS di monday.com:
Approvazioni del progetto: i team possono utilizzare moduli standardizzati per raccogliere le informazioni necessarie per proposte di progetto e richieste di lavoro efficienti e semplificate. Il tutto viene aggiunto a una scheda, dove è possibile utilizzare automazioni e stati per accelerare le approvazioni.
Pianificazione del progetto: i membri del team possono assegnare proprietari e collaboratori, stabilire scadenze chiare e seguire lo stato dei singoli progetti. I team possono anche gestire l'ambito del progetto, il budget, le milestone, le dipendenze, la baseline, gli stakeholder e altro ancora in qualsiasi fase.
Gestione del portfolio: i team possono vedere il quadro d'insieme raccogliendo i dati di tutti i progetti dei diversi programmi in un'unica vista di alto livello. I team possono anche collegare istantaneamente budget, tempistiche, costi effettivi, rischi e progressi per identificare colli di bottiglia e tendenze.
Creazione di documenti: monday workdocs vi permette di essere ancora più veloci creando i vostri documenti all'interno della piattaforma, dove potete aggiungere testi, immagini, schede e dashboard direttamente dal vostro spazio di lavoro.Il roadmapping può essere un passo fondamentale per valutare dove siete ora, dove volete andare e, soprattutto, come arrivarci. È fondamentale crearla per ottenere il consenso dei clienti e degli stakeholder. Perché la roadmap del progetto abbia successo è necessario che sia flessibile, visiva e facile da condividere. L'uso di un software di gestione dei progetti come monday.com è un modo eccellente per garantirlo.
Rendi operativa la roadmap del tuo progetto con monday.com Work OS
