Le roadmap dei progetti - o roadmap aziendali - sono uno degli strumenti migliori nell’arsenale dei Project Manager per coinvolgere rapidamente stakeholder e dirigenti. In questo articolo ti spiegheremo che cos’è una roadmap di progetto, come crearla e quando utilizzarla.
Una roadmap di progetto è una panoramica grafica utilizzata per presentare obiettivi e risultati di alto livello su una sequenza temporale. È un modo incredibilmente utile per risparmiare tempo nella gestione progetti e gestire le aspettative delle parti interessate comunicando al contempo gli obiettivi e la pianificazione del progetto con altri team.
Con una roadmap di progetto in mano, voi e i vostri stakeholder avrete un'idea più precisa della portata del progetto e dei potenziali problemi da tenere d'occhio.
Una roadmap di progetto fornisce una panoramica strategica degli elementi principali di un progetto. Pertanto, deve includere obiettivi, tappe, risultati, risorse e tempistiche.
Ecco alcune informazioni in più su questi elementi, oltre a qualche altro dettaglio che potreste voler includere nelle road map di progetto:
È facile confondere una roadmap di progetto con un piano di progetto. La differenza fondamentale tra le due riguarda il livello di dettaglio. Roadmap di progetto e roadmap aziendali rimangono di alto livello, mentre un piano di progetto mira a includere dettagli granulari. Un altro modo per inquadrare la questione è questo: una road map di progetto spiega il perché, il chi e il quando, mentre un piano si addentra nel come.
Il modello di progetto singolo di monday.com copre i dettagli più fini di un progetto non inclusi nella roadmap, come:
Una roadmap di progetto è ideale quando il Project Manager vuole trasmettere rapidamente informazioni importanti (come gli obiettivi del progetto) agli stakeholder senza perdere tempo in dettagli superflui. La roadmap di Project Management è ottima anche per i primi giorni di un progetto, quando non si sono ancora definiti tutti i dettagli. D'altra parte, è importante notare che una road map aziendale non è un ottimo modo per tenere aggiornate le persone del team una volta che il progetto è in corso. Le persone che svolgono il lavoro quotidiano dovrebbero sapere cosa c'è nella road map, ma il loro obiettivo principale sono le attività da svolgere. Hanno bisogno di vedere i dettagli del progetto, come quelli che si trovano in un Task Tracker giornaliero.
Prima di costruire la roadmap di un progetto occorre fare un po' di strada. Di seguito vedremo le diverse fasi.
È possibile creare una roadmap di progetto durante la fase di scoperta del progetto per identificare tutti gli aspetti e i dettagli che richiedono attenzione. Quando si scrive una roadmap, l'azienda vuole sapere subito le informazioni più importanti. Descrivete il progetto e giustificate il motivo per cui lo state realizzando. Delineate i benefici, i costi e i rischi. Si tratta di un'analisi di alto livello, niente di troppo approfondito. Lo scopo è quello di ottenere velocemente il consenso e l'approvazione.
Una volta ottenuta l'approvazione, la carta del progetto delineerà i punti chiave del progetto, come le principali milestone e deliverable, i principali stakeholder, i presupposti, la panoramica dei tempi e l'allocazione delle risorse. Tutte le informazioni necessarie per la road map aziendale sono probabilmente già contenute nel business case e nella carta. Quindi, una volta raccolti questi documenti, siete pronti a creare la vostra road map visiva e a gestire con precisione ogni fase di progetto. Alcune aziende potrebbero saltare la carta, poiché la maggior parte di queste informazioni, se non tutte, saranno presenti anche nel piano della roadmap in un formato diverso.
Costruire la roadmap a partire da un modello consente di risparmiare tempo e garantisce che le roadmap dei progetti abbiano sempre lo stesso aspetto.
Ora è il momento di arricchire la roadmap del progetto con tutti i dati di cui abbiamo parlato. Questi includono:
Anche se si tratta solo di estrarre le informazioni da una carta pre-approvata, è saggio ottenere una guida e un input dai principali stakeholder mentre si costruisce la roadmap.
Fortunatamente, qualsiasi tipo di roadmap realizzata su monday.com, dalle roadmap di prodotto e roadmap aziendali di alto livello, alle roadmap dei progetti di costruzione, può essere facilmente condivisa con esterni.
I progetti cambiano continuamente, soprattutto se si adotta un approccio Agile.
Una roadmap può essere modificata per riflettere i cambiamenti nelle tempistiche, nelle risorse, nelle milestone e nelle dipendenze. È qui che un piattaforma di project management si rivela davvero utile: l'aggiornamento è molto meno lungo, noioso e soggetto a errori rispetto a una roadmap cartacea o basata su fogli di calcolo.
Ecco alcune funzioni di roadmap Project Management incluse nel Work OS di monday.com:
Creare in modo consapevole roadmap aziendali può essere un'attività fondamentale per valutare dove siete ora, dove volete andare e, soprattutto, come potete arrivarci. È fondamentale crearla per ottenere il consenso dei clienti e degli stakeholder. Affinché la roadmap del progetto abbia successo è necessario che sia flessibile, visiva e facile da condividere. L'uso di un software di gestione dei progetti come monday.com è un modo eccellente per garantirlo.
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