Un recente sondaggio ha evidenziato che solo il 29% delle aziende completa la maggior parte dei propri progetti nei tempi prestabiliti e solo il 43% lo fa rispettando il budget.
Come ci riescono? Grazie alla creazione di una timeline di progetto accurata ed efficiente.
In questo articolo spiegheremo che cos’è una timeline di progetto e impareremo come crearla nel miglior modo possibile.
Cos’è una timeline di progetto?
Una timeline di progetto (o una “sequenza temporale del progetto”) è qualsiasi strumento, funzionalità o diagramma che aiuta il tuo team a comprendere - dall’inizio alla fine - la pianificazione del progetto.
Perché utilizzare una timeline di progetto?
I motivi sono molteplici, basti pensare al fatto che grazie a una timeline di progetto:
- fornisci al tuo team una visualizzazione semplice per concettualizzare i progressi del progetto riuscendo a discuterne;
- offri una visione realistica del progetto che semplifica la valutazione di eventuali colli di bottiglia e la gestione delle risorse;
- semplifichi la distribuzione delle attività (dandone la giusta priorità) all’interno del team ed eviti di sovraccaricare alcuni membri.
5 passaggi essenziali per creare una timeline di progetto
Come creare un’ottima timeline di progetto? Sicuramente, una parte essenziale è la fase di pianificazione.
Una corretta pianificazione massimizza l’efficienza in quanto ti pone nelle condizioni di considerare il budget, le risorse, le capacità e le date (di inizio e fine), permettendoti di massimizzare la produzione e mitigare i rischi.
Di seguito riportiamo i 5 passaggi necessari per creare una timeline di progetto efficiente.
#1. Definire gli obiettivi del progetto ed eventuali piani di emergenza.
Nella fase iniziale vengono determinati i risultati attesi del progetto e vengono identificati i membri del team responsabili delle singole attività. In questo modo si semplifica l’impostazione della timeline di progetto.
Inoltre è molto importante pensare alle contingenze. Questo perché durante qualsiasi progetto vi saranno - molto probabilmente - degli ostacoli, quindi è meglio comprendere quando possono verificarsi e individuare possibili soluzioni.
Sostanzialmente, la fase di avvio dà il tono all’intero progetto: quando avrai completato questo primo passaggio, la creazione di una timeline di progetto sarà molto più semplice.
#2. Suddividi il progetto in piccole attività.
Spesso i progetti sono grandi, complessi e intimidatori. Per questo motivo è consigliato suddividerlo in attività gestibili e distribuite in archi temporali differenti.
In questa fase torna utile una Work Breakdown Structure (o WBS), ovvero un sistema organizzativo per la gestione e la pianificazione del progetto.
Viene utilizzato per scomporre gli obiettivi complessi in obiettivi più gestibili: tiene conto delle dipendenze tra le attività e della stima dello sforzo e garantisce che tutto venga svolto correttamente (concentrandosi sui risultati finali).
monday.com offre un modello Work Breakdown Structure predefinito che può essere personalizzato e con cui è possibile pianificare e controllare facilmente qualsiasi progetto.
#3. Assicurati che ogni attività abbia una data di scadenza e una stima corretta relativa al budget.
Non è sufficiente suddividere il progetto in mini-attività. È importante anche stimare con precisione il budget e la tempistica necessaria. Risulta quindi importante porsi domande come, ad esempio:
- Disponi del budget per realizzarlo?
- Il tuo team ha le competenze idonee per far fronte al progetto?
Solo dopo aver risposto a queste domande potrai impostare le date di scadenza, ed ecco che in questa fase la timeline di progetto inizia a prendere forma.
Con monday.com potrai creare una bacheca con cui tener traccia di tutte le attività che costruiscono la timeline di progetto. È semplice costruirla: ti basterà cliccare sull’icona con la croce blu e poi su “Blank Board”. Successivamente potrai scegliere le colonne in modo tale da poter assegnare ai membri del tuo team le varie attività. Inoltre potrai inserire le colonne di stato, creare dipendenze tra le attività e molto altro ancora.
In questo modo tutti i membri coinvolti nel progetto avranno chiaro che cosa dovranno fare ed entro quando. Inoltre nella bacheca sarà possibile condividere file e documenti utili in modo tale che le risorse siano a disposizione di tutti con estrema facilità.
#4. Crea un grafico per la timeline del tuo progetto.
monday.com ti permette di visualizzare la timeline del tuo progetto. Come? Tramite la colonna della sequenza temporale. Grazie a questa colonna è possibile visualizzare le scadenze e il tempo a disposizione.
Come è possibile vedere dall’immagine riportata precedentemente, mediante la visualizzazione della sequenza temporale visualizzerai in modo chiaro ogni singola attività e il tempo impiegato per completarla. Se, ad esempio, le attività sono incomplete vedrai una stima della tempistica futura. Potrai inoltre scegliere di visualizzare l’andamento dei progressi del progetto stesso, suddividendoli in diversi giorni, settimane, mesi o persino anni.
#5. Condividi la timeline con il team.
La timeline di progetto è in continua evoluzione: le priorità cambiano ed emergono nuovi ostacoli.
È bene dunque pensare alla timeline di progetto come un “documento vivente” facilmente accessibile e sempre aggiornato.
Quando quindi la prima bozza della timeline di progetto è stata creata, è consigliabile svolgere una riunione per assicurarsi che tutti comprendano il processo e siano d’accordo sul piano generale del progetto stesso. Altrettanto importante è la condivisione con gli stakeholder, i quali dovrebbero avere piena visibilità sullo stato di avanzamento del progetto.
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Semplifica il rispetto della timeline di progetto con monday.com
monday.com è lo strumento adatto per la gestione dei progetti. In particolare, con monday.com è possibile visualizzare la timeline di progetto tramite varie modalità (ad esempio, con i diagrammi di Gantt) per garantire la massima trasparenza e che tutti i membri del team siano allineati.
Grazie all’interfaccia dinamica sarà possibile visualizzare facilmente gli obiettivi e tenere traccia di tutte le fasi del progetto stesso.
Di seguito riportiamo un esempio di una dashboard che raffigura una timeline di progetto:
monday.com offre una grande quantità di funzioni utili, tra cui:
- oltre 30 tipi di colonne personalizzabili per portare semplicità ai tuoi progetti e creare il flusso di lavoro ideale;
- più di 8 modalità per la visualizzazioni dei dati, tra cui la sequenza temporale e le visualizzazioni Gantt;
- le automazioni che riducono gli errori umani.;
- oltre 40 integrazioni che ti faranno impiegare meno tempo ed energie per l'inserimento manuale dei dati;
- gli strumenti di comunicazione estesi che forniscono al tuo team - e alle parti interessate - aggiornamenti in tempo reale durante l'intero progetto.
Con monday.com il lavoro quotidiano sarà molto più semplice. Potrai tenere traccia di più progetti e esserne allineato grazie a un’interfaccia intuitiva.
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