Quali software usare per gestire i lead in modo efficace?

La gestione dei lead è un aspetto fondamentale per un’azienda nel processo di acquisizione di nuovi clienti. Abbiamo visto i passi da seguire per gestire i nominativi generati dal tuo sito e vendere loro il tuo software:

1. Identificare e conoscere i tuoi lead
2. Creare contenuti e monitorare le azioni dei lead
3. Attribuire un punteggio ai tuoi lead
4. Nutrire ed educare i lead
5. Passare i lead al reparto vendite
6. Tracciare e misurare

Tutte le persone dei reparti marketing e vendite devono avere ben chiari questi passaggi del processo di gestione dei nominativi, come il processo è strutturato nelle sue fasi, quali sono i criteri che distinguono un lead qualificato da uno non qualificato e il momento in cui un lead viene passato al reparto commerciale per essere contattato. Molte aziende hanno bisogno prima di tutto di studiare e strutturare il loro processo di lead management, altre invece hanno già affrontato questo aspetto e si scontrano con la difficoltà del gestire tutte queste informazioni nel modo migliore.

Le domande che più di frequente ci vengono rivolte in queste situazioni sono “Quali strumenti posso usare per gestire i lead?” “In che modo raccogliere, ordinare, dare uniformità alle tante informazioni sui lead?”.
La tecnologia offre soluzioni e strumenti avanzati per rispondere a queste esigenze nel modo migliore, la domanda giusta quindi è: “Quali software usare per gestire i lead in modo efficace?”. Vediamolo insieme.

Quali caratteristiche deve avere il software per gestire i lead?

Il software per la gestione dei lead deve permetterti di eseguire al meglio, ovvero in modo semplice e veloce, le fasi del processo di lead management che hai definito. Hai bisogno della massima efficacia, ciò vuol dire che devi eliminare operazioni inutili, doppie, passaggi da un sistema all’altro e devi assicurarti che le informazioni siano complete, omogenee, sempre aggiornate. Dimentica quindi fogli excel, note, rubriche contatti e promemoria dislocati qua e là.

Il software per gestire i lead deve avere queste caratteristiche:

• Tracciare le attività che il lead fa nei vari canali (visite alle pagine del sito, like o commenti sui social, compilazione di form, iscrizioni, download di contenuti, ecc.)
• Gestire il lead score sulla base di queste attività nei vari canali, tenendo conto di un eventuale periodo di inattività
• Fornirti una fotografia precisa sulla situazione del lead (dati anagrafici e di contatto raccolti, storico delle attività e delle interazioni)
• Permetterti di capire a che punto del processo di acquisto si trova il lead (sta acquisendo informazioni generali, sta approfondendo la questione ed è prossimo alla scelta?)
• Tracciare tutte le attività commerciali dirette (telefonate, mail scambiate, incontri ed appuntamenti con report, note, ecc) e le fasi della trattativa
• Deve essere un unico sistema integrato che ti permetta di vedere tutte le informazioni in un unico posto e sempre aggiornate. Nessun passaggio da un software all’altro, nessun doppio inserimento di informazioni, massima facilità, comodità d’uso ed efficacia.

Software di Marketing Automation

Per una gestione efficace dei lead, il software deve permetterti di raccogliere e gestire le informazioni provenienti da tutti i tuoi canali di comunicazione e ordinarle all’interno di una scheda lead così da creare un profilo completo e aggiornato per ciascun lead. Lo strumento che ti permette di fare questo è un software di marketing automation, grazie al quale puoi tenere conto dell’evolvere dei bisogni dei tuoi lead nel tempo, del loro comportamento e delle interazioni che scambiano con te attraverso tutti i canali marketing, non solo le email. I click sui social, la visita ad una pagina dell’e-commerce, il download di una presentazione sono comportamenti che ti permettono di: 

capire il contesto in cui il lead si sta muovendo, quali sono le sue sfide, i bisogni, le domande alle quali cerca risposta, e di conseguenza come risolvere i suoi dubbi ed accompagnarlo più in profondità nel funnel di acquisto del tuo software.

Con un software di marketing automation non solo raccogli informazioni dai vari canali, ma usi gli stessi per programmare l’invio di messaggi e la pubblicazione di contenuti su misura per i tuoi lead. La marketing automation non consiste solo nell’inviare una serie di email automatiche ogni 2 o 3 giorni, magari diverse in base all’apertura o al click della persona.

Usare un software di marketing automation implementato sulla base di una strategia di Inbound marketing significa offrire al lead le risposte esatte ai suoi dubbi e alle sue domande, fargli arrivare queste informazioni tramite il mezzo di comunicazione che preferisce (mail, social, sito web, webinar…) e offrirgli tutto ciò al momento giusto, esattamente quando lo chiede.

CRM

Il software di Marketing Automation deve essere integrato (o avere inglobato al suo interno) con un sistema CRM per tracciare e gestire le attività commerciali dirette.  Nel momento in cui il lead raggiunge un determinato lead score, ovvero nel suo buyer journey arriva al momento in cui è vicino all’acquisto (entra nella fase di Decision), la gestione del lead passa al reparto commerciale, che dovrà contattarlo. È importante sia chiaro quando avviene questo passaggio di consegne dal reparto marketing all’ufficio commerciale ed è fondamentale che il passaggio sia veloce: la tempestività è un fattore chiave quando si tratta di chiamare un lead caldo e pronto all’acquisto, lo dimostra uno studio della Harvard Business School: quando un lead richiede un contatto diretto con una persona dell’azienda, più passa il tempo, minore sarà la probabilità di chiudere poi la vendita. L’addetto alle vendite traccia quindi nel CRM le interazioni e comunicazioni dirette (chiamate, e-mail, incontri, Skype call, ecc.), programma e pianifica le attività successive, tiene traccia dell’avanzamento della trattativa, fissa promemoria e reminder, gestisce in modo efficace la comunicazione con il lead nella fase di chiusura della trattativa, ovvero di acquisizione del cliente.

Conclusione

Riprendiamo ora la domanda iniziale: “Quali software usare per gestire i lead in modo efficace?”. Per una gestione efficace dei lead servono un software di Marketing Automation integrato con un sistema CRM. Il primo permette di tracciare e gestire in modo automatico il comportamento e le attività del lead, il lead score, il suo avanzamento nel processo di acquisto. Il secondo serve per tracciare e gestire le attività del reparto commerciale nella fase di chiusura e di acquisizione del cliente. Con questi software integrati riduci la distanza tra attività di marketing e di vendita, migliori la tempestività e quindi l’efficacia delle azioni.