Task Management, questo sconosciuto. Uno dei maggiori problemi che le aziende incontrano nell'organizzazione del lavoro quotidiano riguarda proprio la capacità di gestire il workflow delle cose da fare in modo strutturato e secondo una sequenza ordinata di step.
Le responsabilità si mescolano, le scadenze saltano, gli obiettivi si confondono. E il risultato è, se va bene, un grandissimo spreco di tempo e risorse nell’arrivare al traguardo. Se va male, non raggiungerlo affatto.
Questo perché nel lavoro in team ci sono tantissime variabili che complicano la vita. In particolare gli aspetti più critici sono certamente:
- i metodi diversi di organizzazione del lavoro delle varie persone coinvolte
- il flusso di condivisione delle informazioni
- le differenti velocità di esecuzione
- un approccio personale (e non condiviso) al concetto di priorità
E quindi come uscire vivi da tutto questo, smettendo di rodersi il fegato? Semplice: dando finalmente una forma comprensibile al caos attraverso un buon task management!
Il Task management, cos’è e come funziona
Partiamo dal principio. Per capire cos’è uno strumento di task management e che vantaggi può portare un sistema di tracciamento dei processi all’interno della tua azienda, dobbiamo considerare che si tratta di un passaggio più evoluto rispetto a una semplice “lista delle cose da fare”.
Parliamo naturalmente di un tool software, che fornisce tutti gli strumenti preconfigurati per tradurre ogni progetto di lavoro complesso in una sequenza ordinata di microattività. Facile da implementare e da gestire, e con tantissime funzionalità da integrare. Ma soprattutto immediato da comprendere, in modo da rendere il più snello e rapido possibile il processo di apprendimento da parte di tutte le risorse coinvolte.
Con un task management tool è possibile quindi:
- codificare l’intero piano di lavoro per step
- assegnare ogni step alle risorse responsabili
- indicare le scadenze delle singole consegne
- pianificare al meglio i carichi di lavoro delle singole risorse
- definire uno standard di esecuzione e priorità
- monitorare lo stato avanzamento e individuare subito eventuali problemi
monday.com il task management con una marcia in più
I software e tool online per il task management sono tantissimi, e propongono funzioni molto simili tra loro, almeno a livello base. Noi di Impresoft Engage però abbiamo scelto di puntare su monday, che con la suite Work Management offre molto ma molto di più per fare decollare la tua produttività.
Innanzitutto l’interfaccia grafica, che è intuitiva, pulita ed essenziale. Un vero punto di forza su cui gli sviluppatori hanno lavorato tantissimo, proprio per agevolare al massimo l’esperienza di ogni utente. A prescindere dal livello di competenza e dimestichezza nei confronti degli strumenti digitali più innovativi.
Ma sono le funzioni integrative, in particolare a renderlo lo strumento perfetto per l’organizzazione dei progetti di lavoro in team. monday infatti è preconfigurato ma offre possibilità di personalizzazione no code praticamente illimitate. E il tutto in pochi clic.
Così puoi trasformare il tuo tool di task management online nel vero centro di comando operativo della tua attività.
Le 5 mosse che rendono monday.com work management il tuo asso nella manica
Abbiamo visto cos’è monday Work Management e conosciuto le sue principali caratteristiche distintive. Adesso è il momento di capire come integrare le sue funzioni più interessanti alla tua attività quotidiana. Perché stringi stringi, la prima regola del successo di ogni buon strumento di task management è sempre quella: definire con il proprio team il modo standard per utilizzarlo al meglio.
E sulla base delle funzioni più apprezzate, possiamo indicarvi le 5 mosse magiche che vi porteranno a scoprire di non poterne più fare a meno.
1. Centralizza tutti i materiali
Addio allegati e documenti sperduti in cartelle da qualche parte nel server. Ogni progetto ha i suoi file, caricabili facilmente e direttamente nella singola scheda di lavoro, anche solo trascinandoli con il mouse.
2. Tieniti aggiornato con tutto il team
Niente più mail da archiviare. Con monday anche le comunicazioni tra membri del team sono sempre collegate alle schede di lavoro, tramite sistemi di chat agganciati direttamente al singolo progetto e con la possibilità di taggare i singoli referenti coinvolti.
3. Traccia le consegne
Con la funzione Timeline puoi impostare non solo le scadenze di una consegna, ma anche le date di avvio attività, in modo da pianificare al meglio i carichi di lavoro sulla base di priorità e tempi di esecuzione.
4. Misura il tempo di lavoro
Quanto tempo dedichi a un singolo progetto? Un parametro fondamentale per definire al meglio il margine netto di ogni sforzo. Con la funzione Monitoraggio Tempo puoi cronometrare tutte le attività per avere tutto sotto controllo.
5. Visualizzazioni libere
Devi condividere i tuoi task con clienti, partner esterni o project manager? Puoi creare tutte le visualizzazioni che vuoi, dando modo a chiunque di accedere in uno spazio protetto dove visionare stati avanzamento, carichi di lavoro e informazioni di carattere generale.
Provare non costa nulla
Fin qui ti abbiamo detto la nostra, elencandoti le principali funzioni di Work Management che a nostro avviso lo rendono l’arma in più con cui affrontare la giungla della gestione di flussi operativi complessi. Tu però puoi metterlo subito al lavoro, per vedere in concreto come se la cava in base alle tue necessità.
La piattaforma infatti ti da la possibilità di richiedere una prova gratuita di monday per esplorare tutte le sue incredibili funzionalità. Attivala in pochi click e inizia a organizzare in modo differente il tuo lavoro. Vedrai subito davanti ai tuoi occhi la differenza.
