Benincà Group

Benincà Group: gli automatismi aperti verso l'innovazione delle vendite e del marketing con SugarCRM

La storia inizia nel 1979 su iniziativa dei fratelli Benincà con la costituzione dell’omonima azienda storica specializzata in automatismi per porte e cancelli. Nel corso degli anni, l’attività cresce sfruttando le opportunità del mercato e integrando nuove soluzioni, con un progressivo ampliamento dell’offerta. Questo avviene con la creazione di nuove realtà imprenditoriali, che oggi danno vita all’attuale struttura di gruppo.

Benincà Group nasce nel 2009, con sei aziende – la capogruppo Benincà; Automatismi Cab, specializzata in automatismi per porte, portoni e cancelli; Hi-Motions, accessori per cancelli; RISE, dissuasori automatici, tornelli e varchi pedonali; BYOU, kit di automazioni per il mercato fai da te e Myone, porte automatiche battenti e scorrevoli – e 11 filiali commerciali nel mondo: Bulgaria, Francia, India, Polonia, Portogallo, Regno Unito, Repubblica Ceca, Spagna, Stati Uniti, Repubblica Dominicana e Australia. La rete di vendita comprende distributori specializzati, installatori, aziende costruttrici di porte, cancelli, serramentisti e specialisti in ambito sicurezza.

La sfida

Negli anni, l’approccio di gruppo ha fatto emergere sempre di più la necessità di una gestione integrata delle informazioni. Quando è nata l’idea di adottare una soluzione CRM, alla base c’era la ferma convinzione che la condivisione delle attività e delle opportunità potesse migliorare ulteriormente le sinergie che caratterizzano il gruppo.

L’analisi è partita dalla necessità di migliorare alcuni aspetti di condivisione delle informazioni, stimolata dalla rapida crescita in termini sia di volumi di vendita sia di struttura interna, visto che dal 2020 sono entrate in azienda più di 30 nuove persone, soprattutto in area commerciale o nell’assistenza ai clienti.

Questa evoluzione ha rafforzato ulteriormente l’esigenza di uno strumento in grado di gestire in modo completo tutte le informazioni lato cliente, di condividerle tra i diversi dipartimenti (marketing, vendite e assistenza post-vendita), quindi di consentire una gestione integrata e allo stesso tempo flessibile, in grado di adattarsi ai cambiamenti che il gruppo si trova ad affrontare nel suo percorso di crescita.

La valutazione è cominciata all’inizio del 2020 e ha coinvolto più fornitori. In passato c’era già stata una breve esperienza con un CRM, per cui la scelta dei fornitori si è basata su aspetti come la flessibilità e la capacità di integrazione con il sistema gestionale, che era stato da poco sostituito.

Il nostro intervento

La precedente esperienza negativa con un software CRM ha permesso di evitare gli errori del passato e di focalizzare l’implementazione sulle funzionalità più importanti per il gruppo. Quindi, l’attività è partita da una definizione precisa degli utenti chiave che ha coinvolto tutto il gruppo di lavoro nella creazione di una lista delle funzionalità necessarie, per fare in modo che il nuovo flusso di gestione delle informazioni fosse ampiamente condiviso all’interno dell’azienda.

Il passo successivo è stato l’individuazione di una figura interna responsabile della formazione, con l’obiettivo di creare un processo di adozione condiviso, uniforme, ma anche personalizzato in base alle esigenze individuali. Durante questa fase di formazione e confronto tra gli utenti e le figure coinvolte nei nuovi processi del CRM è stato possibile focalizzare ulteriormente l’implementazione, grazie all’esperienza dei dipendenti coinvolti.

A valle di questa attività è iniziata la redazione di un manuale interno che riassume tutte le decisioni in merito all’architettura del sistema e documenta tutti i nuovi flussi di gestione delle informazioni, perché diventino un patrimonio aziendale e possano essere condivisi in modo ancora più ampio all’interno dell’organizzazione.

Una volta conclusa la fase di analisi degli obiettivi e personalizzazione del software, è iniziato il vero e proprio progetto CRM. Per poter seguire in modo più efficace il processo di implementazione il progetto è stato diviso in tre fasi distinte, di cui in prima battuta sono state sviluppate le prime due fasi, che con la successiva fase sono state integrate con le funzionalità di gestione delle offerte e dei ticket di assistenza.

In questo momento, la visione unica del cliente e delle opportunità di vendita ha permesso di iniziare a impostare sia attività ricorrenti che di monitoraggio e i risultati positivi fanno già intuire come potranno cambiare le possibilità di analisi e di conseguenza la qualità del servizio alla fine del progetto.

Impresoft Engage ha affiancato il team interno con diverse figure che hanno aiutato a mettere a fuoco le esigenze, analizzare la situazione e impostare il prototipo e poi ad adattare e integrare il CRM con i sistemi dell’azienda.

"È stato scelto SugarCRM per l’interfaccia estremamente intuitiva, le ampie possibilità di personalizzazione e per la disponibilità, la competenza e la professionalità dei consulenti di Impresoft Engage, con cui ci siamo trovati immediatamente in sintonia, anche per la scelta della soluzione cloud con la collaborazione della direzione IT dell’azienda."

Valentina Ambrosini

Marketing Manager - Benincà Group

Risultati

L’adozione del CRM ha ridotto la ridondanza di alcune operazioni e ha contribuito all’impostazione di nuove attività, allo stesso tempo ha permesso di definire regole comuni e condivise per la loro gestione. Il CRM, infatti, porta ad un modo di lavorare condiviso che si basa su attività ricorrenti: anche se questo all’inizio viene percepito come un di più rispetto alla normale operatività, nel medio e lungo periodo i risultati fanno comprendere come un lavoro più strutturato aiuti a ridurre la complessità generale migliorando le performance di tutti.

Oggi sono state integrate tutte le attività che riguardano il catalogo prodotti, con la possibilità di gestire le offerte e monitorare le opportunità, compresa la gestione dei lead e delle attività connesse. Inoltre, è stato integrato MailChimp per le campagne di lead generation.

Il miglioramento della gestione dei prospect rispetto al passato è evidente, e questo ha anche permesso di iniziare un’attività di presidio di tutti coloro che entrano in contatto con una delle aziende del gruppo indipendentemente dal modo in cui questo avviene, a vantaggio di tutti i brand.

In particolare, la struttura di marketing ha utilizzato le nuove funzionalità per migliorare il supporto alle attività commerciali con l’investimento su campagne di brand awareness con obiettivi precisi di lead generation.

"Prima dell’adozione del CRM era difficile pensare a una connessione così stretta tra le attività marketing e di vendita, perché non esisteva uno strumento che permettesse di lavorare a quattro mani e di tarare le attività per raggiungere obiettivi sempre più precisi e condivisi. È un vero successo." conclude Valentina Ambrosini.

SugarCRM consente a Benincà Group di fornire un servizio più completo ai clienti attraverso la fornitura di più soluzioni diverse, con la stessa garanzia della solidità offerta da un gruppo internazionale. Una visione di gruppo che deve essere perseguita anche a livello di qualità del servizio, ed è proprio qui che il CRM diventa fondamentale con la gestione centralizzata del cliente e la valutazione delle sue potenzialità in ottica di gruppo.

"Un esempio pratico di questi vantaggi è la gestione di una fiera a Norimberga, dove abbiamo utilizzato il nuovo flusso di gestione dei contatti tramite l’app di scansione collegata con il CRM, che ha permesso di raccogliere i dati con maggiore rapidità, distribuendo la gestione dei prospect ed effettuando il follow up immediatamente dopo la conclusione dell’evento. In passato, la stessa attività causava difficoltà di comprensione dei dati inseriti e questo rallentava tutto il processo, con l’inevitabile perdita di opportunità."

Valentina Ambrosini

Marketing Manager - Benincà Group