Gestire in modo ottimale le mail – evitando ritardi nelle risposte, dispersione di informazioni e disallineamento tra i diversi team che entrano in contatto con uno stesso cliente – è fondamentale per qualsiasi azienda. Per rispondere in modo semplice ed efficace a questa necessità, HubSpot CRM ha sviluppato un apposito plugin che consente la sincronizzazione delle caselle Gmail con HubSpot, per permettere a tutti i collaboratori di visualizzare e gestire i propri messaggi di posta elettronica direttamente dall’interno della piattaforma, e per caricare in HubSpot in modo automatico tutte le informazioni trasmesse tramite mail.
In questo modo non solo si riduce il tempo di risposta a ogni mail in arrivo, evitando di dover cambiare schermata per poter leggere le mail in entrata e inviare nuovi messaggi, ma si ottimizza anche la gestione dei dati provenienti dai clienti, che grazie alle potenzialità del CRM vengono immediatamente memorizzati nella piattaforma e vengono messi a disposizione dell’intero team aziendale.
I vantaggi dell’integrazione tra Gmail e HubSpot
La sincronizzazione delle caselle Gmail con HubSpot è una soluzione vincente che permette di:
- Memorizzare tutte le email inviate o ricevute da un determinato contatto, intervenendo in modo automatico sulla sua anagrafica nel CRM. In questo modo le informazioni relative al cliente e i dati che lo riguardano sono sempre aggiornati in tempo reale, e possono facilmente essere condivisi con gli altri membri del team.
- Visualizzare facilmente, a partire da una mail ricevuta, tutti i dati rilevanti relativi al mittente, come qualifica, ruolo ricoperto all’interno dell’azienda, segnalazioni o richieste fatte in passato e così via. Questi dati vengono visualizzati nella sidebar di HubSpot senza bisogno di abbandonare la visualizzazione della mail, e rendono estremamente semplice la ricostruzione dello storico dei rapporti tra cliente e azienda.
- Migliorare l’archiviazione e la gestione dei materiali inviati e ricevuti come allegati. Se un cliente invia un file via mail, questo viene memorizzato nel CRM e non rischia di essere perso, dimenticato, archiviato in modo improprio o scaricato più volte; se invece è uno dei collaboratori a dover inviare un file a uno dei suoi contatti, può trovarlo facilmente all’interno della library di documenti di HubSpot. In questo modo è facile, per l’azienda, avere un controllo costante sui materiali che vengono inviati all’esterno e avere la certezza di trasmettere solo file corretti e aggiornati.
- Visualizzare notifiche relative all’effettiva apertura delle mail inviate e – se si dispone di una licenza HubSpot Sales Hub Starter o superiore o HubSpot Service Hub Starter o superiore – ai clic su eventuali link contenuti in esse.
- Utilizzare template preimpostati per inviare mail graficamente coordinate e semplificare la scrittura dei messaggi tramite l’utilizzo di blocchi di testo predefiniti.
- Impostare facilmente meccanismi di automazione, ad esempio l’invio automatico di mail a determinati clienti per invitarli a fissare un appuntamento o a rispondere a un questionario di soddisfazione e così via.
- Visualizzare il calendario degli altri collaboratori dell’azienda, programmare videochiamate e inviare i relativi inviti utilizzando gli strumenti messi a disposizione di tutti gli utenti che utilizzano Gmail.
Come funziona l’integrazione tra Gmail e HubSpot
HubSpot mette a disposizione un apposito plugin che permette di sincronizzare la piattaforma con la casella Gmail.
Una volta installata l’estensione e sincronizzati i dati è possibile gestire la propria casella di posta direttamente tramite HubSpot, evitando di dover cambiare schermata ogni volta che c’è la necessità di leggere o rispondere a una mail, oppure si può continuare a servirsi del proprio browser o di Outlook; in entrambi i casi, tutte le mail in ingresso e in uscita verranno memorizzate sulla piattaforma e saranno accessibili direttamente tramite HubSpot.
Se si sceglie di inviare una mail utilizzando il browser, il plugin installato permetterà di visualizzare nella sidebar le informazioni relative al destinatario memorizzate in HubSpot, di accedere direttamente tramite il browser alla library di documenti e template salvati sul CRM e di inviare eventuali link per la partecipazione a videochiamate. La mail, una volta inviata, verrà poi associata all’anagrafica del destinatario e della sua azienda, e rimarrà visibile nella timeline in cui sono memorizzati i contatti con il cliente.
Il plugin che permette di collegare HubSpot e casella Gmail è uno strumento semplice, intuitivo ed efficace che aiuta le aziende a ottimizzare il lavoro dei collaboratori e migliorare la comunicazione con clienti e interlocutori esterni.
Per sapere di più sulle modalità di integrazione tra HubSpot e Gmail o altri strumenti Google, contatta il team di Impresoft Engage e chiedi una consulenza personalizzata.
