Cos’è il project management: guida completa

Cos’è il project management: guida completa

Con project management si intende la gestione efficiente dei progetti: questo accade quando si consegnano i progetti in tempo, rispettando il budget e le scadenze e soddisfacendo tutte le parti interessate.

Ma quali sono le best practice nella gestione dei progetti? Quali sono i migliori metodi di project management da utilizzare e quali sono le funzionalità dei software di gestione progetti che decretano il successo o meno di un’attività di project management?

In questa guida completa alla gestione dei progetti vogliamo rispondere a tutte queste domande e andare anche oltre. Iniziamo subito.

Cosa si intende per project management

Il project management, o gestione del progetto, si riferisce alla disciplina che coinvolge la pianificazione, l'organizzazione e il controllo delle risorse necessarie, come personale, tempo e costi, per raggiungere determinati obiettivi aziendali all'interno di un progetto. Questo processo strutturato mira a coordinare attività e persone per completare un progetto rispettando i vincoli di tempo, budget e qualità stabiliti.

In poche parole, il project management è fondamentale per garantire che i tuoi progetti siano realizzati in modo veramente efficace e con successo. Vediamo insieme come la gestione del progetto ti aiuta a rispettare scadenze, budget e requisiti di qualità per i tuoi prodotti o servizi.

I principali metodi di project management

Waterfall: un modello lineare e sequenziale, in cui ogni fase del progetto deve essere completata prima di passare alla successiva. È adatto a progetti con requisiti ben definiti.

Agile: è un approccio flessibile e iterativo, ideale per progetti dinamici in cui i requisiti possono evolvere in corso d'opera. La metodologia agile prevede la divisione del progetto in sprint (solitamente della durata di 2-4 settimane). Durante ogni sprint, si sviluppano e testano parti del progetto, consentendo miglioramenti continui e adattamenti alle esigenze del cliente.

Scrum: variante del metodo Agile, è un modello che si concentra sulla collaborazione di piccoli team con diverse funzioni. In Scrum, i progetti sono suddivisi in sprint con incontri giornalieri per valutare l'avanzamento e rimuovere eventuali ostacoli.

Kanban: la gestione snella dei progetti. Aiuta ad ottimizzare i processi di gestione del progetto riducendo gli sprechi e migliorando l’efficienza complessiva.

Perché è importante il project management

La gestione dei progetti è fondamentale perché fornisce l’approccio fondamentale all’organizzazione e alla risoluzione dei problemi in azienda: un aspetto strategico che consente ai team di introdurre più facilmente nel mercato nuovi prodotti o servizi, aumentare le entrate e raggiungere gli obiettivi aziendali. Se dai priorità a modelli efficaci di gestione dei progetti, puoi migliorare in modo proattivo e continuo i flussi di lavoro per evitare errori, costi eccessivi o altre sfide di progetto.

Le aziende di maggior successo sanno come gestire un progetto per rimanere efficienti e produttive.

Quali sono gli strumenti usati nel project management?

Gli strumenti usati per gestire un progetto variano a seconda della metodologia scelta, come Agile o Waterfall, e delle necessità dell'azienda. Oggi molte piattaforme moderne di project management combinano diversi strumenti per dare vita a soluzioni complete - come monday.com - che si propongono quindi come unico strumento aziendale.

• Diagrammi di Gantt per la pianificazione e il monitoraggio delle attività e delle tappe fondamentali del progetto in sequenze temporali visive;
• Dashboard per fornire visualizzazioni immediate dello stato del progetto, delle metriche e dei KPI;
• Strumenti di gestione delle attività come elenchi di attività, bacheche Kanban e calendari per l'organizzazione e il monitoraggio del lavoro;
• Strumenti di collaborazione come chat, condivisione di file e software per riunioni virtuali per facilitare la comunicazione del team;
• Strumenti di gestione delle risorse per l'allocazione delle risorse e la gestione dei carichi di lavoro del team;
• Work breakdown structure (WBS), o struttura di suddivisione del lavoro, utilizzato per dividere il progetto in componenti più piccoli e gestibili;
• Strumenti di gestione del portafoglio progetti per gestire e allineare più progetti;
• Baseline del progetto per misurare le prestazioni del progetto rispetto al piano originale;
• Strumenti di budgeting e gestione dei costi per tenere traccia delle spese e gestire il budget del progetto;
• Strumenti di gestione del rischio per identificare, valutare e mitigare i rischi del progetto;
• Integrazioni con altri software aziendali come e-mail, calendari e archiviazione di file.
• Strumenti di reporting per generare report sullo stato e altra documentazione di progetto;
• Automazioni dei flussi di lavoro per semplificare i processi ripetitivi;
• App mobile per accedere alle informazioni sul progetto in movimento.

Le 3 fasi principali nella gestione di un progetto

Immagina di dover avviare un nuovo progetto. La gestione dei progetti non inizia soltanto quando cominci a pianificare le attività, ma richiede prima di stabilire una solida base iniziale.

1. Avvio
Come per ogni buon progetto, la preparazione è fondamentale per completare il lavoro in tempo e nel rispetto del budget. Durante la fase di avvio del progetto, prova a determinare questi punti essenziali per creare la base ideale del progetto:

• Ambito del progetto: copre i limiti e i confini specifici del progetto, incluso ciò che realizzerai e ciò che non realizzerai (ad esempio, gli obiettivi aziendali del progetto).
• Panoramica del progetto di alto livello: delinea le risorse, il tempo e gli obiettivi necessari per completare un progetto e una strategia per monitorare questi requisiti nel tempo.
• Budget: collaborerai con le parti interessate per determinare la quantità di risorse disponibili per il tuo progetto e il costo richiesto per realizzare un progetto di successo.

Per progetti più grandi, potresti stabilire una roadmap del progetto che approfondisce queste aree in modo più approfondito. Parliamo in questo articolo di come creare una road map di progetto efficace.

2. Pianificazione
L'elaborazione di un piano chiaro garantisce che tutti i membri del team si muovano verso lo stesso obiettivo. Durante la fase di pianificazione del progetto, dovrai:

• Selezionare i membri del team di progetto
• Delineare i tuoi risultati finali
• Stimare le risorse di progetto richieste
• Determinare eventuali attività associate
• Stabilire le tappe fondamentali, come la data finale di consegna e go-live del progetto

3. Esecuzione
Durante la fase di esecuzione del progetto, dovrai portare a termine tutti i dettagli pianificati per consegnare il tuo lavoro alle diverse parti interessate. Questa fase avviene contemporaneamente a quella di monitoraggio e controllo e potrebbe comportare:

• Gestione approfondita dei flussi di lavoro
• Suggerimento di modifiche e azioni correttive

Come avrai capito, in questa fase è importante mantenere il controllo delle attività, collaborare con tutti i team coinvolti e prestare attenzione nel mantenere la rotta giusta.

I ruoli chiave nel project management

I ruoli in azienda nella gestione di un progetto possono cambiare a seconda dell'organizzazione e della portata del progetto, ma ci sono alcune funzioni chiave che in genere sono sempre presenti nella gestione del progetto.

1. Sponsor del progetto

• Fornisce supporto finanziario e organizzativo al progetto
• Prende decisioni critiche su risorse e budget
• Comunica lo stato di avanzamento del progetto alle parti interessate

2. Responsabile del progetto, o project manager

• Supervisiona dall'inizio alla fine l'intero progetto
• Definisce gli obiettivi del progetto e pianifica le singole fasi
• Assegna le risorse e garantisce che il team rimanga sulla buona strada
• Gestisce budget, rischi e tempistiche
• Monitora lo stato avanzamento lavori (SAL)

3. Membri del team

• Svolgono attività quotidiane per completare le singole fasi del progetto
• Collaborano e segnalano stato di avanzamento, criticità e progressi
• Contribuiscono con le loro competenze a garantire il successo del progetto

4. Stakeholder del progetto

• È colui che ha un interesse acquisito per il risultato positivo del progetto
• Può trattarsi di clienti, fornitori, partner esterni o colleghi interni all’azienda

5. Cliente del progetto

• Definisce gli obiettivi e i requisiti del progetto
• Approva il prodotto o servizio finale

6. Ufficio Gestione Progetti, o Project Management Office (PMO)

• Sviluppa gli standard e le linee guida per la gestione dei progetti
• Supporta i project manager e gestisce i dati del progetto

7. Direzione

• Supervisiona avvio e andamenti dei progetti
• Garantisce che i progetti siano in linea con gli obiettivi aziendali

Il software di project management: monday.com

Se stai cercando un software di gestione dei progetti costruito sulle esigenze del tuo business, forse monday.com è la soluzione che fa per te. monday.com è un software di project management che consente ai team di gestire tutti i progetti e le attività da un'unica piattaforma centralizzata.

Le moltissime funzionalità di monday.com rendono questo strumento una piattaforma completa, con cui gestire ogni attività, team e processo aziendale. 

Organizzare il lavoro in modo più efficiente con monday.com

La collaborazione si fa veramente semplice e intuitiva. Ecco tutto quello che puoi fare con il tool di project management monday.com:

• Avere dei flussi di lavoro ben definiti
• Avere una fonte dati centralizzata e di qualità
• Gestire task e attività in modo efficiente
• Avere maggior controllo delle attività dei propri team
• Migliorare la comunicazione e condivisione di informazioni tra reparti
• Aver maggior controllo su budget e costi per ciascun progetto
• Visualizzare a colpo d'occhio lo stato di avanzamento del progetto
• Rimanere aggiornato su durate e scadenze

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3. Tecnologie avanzate: Grazie alla partnership con piattaforme come monday.com, siamo in grado di offrire soluzioni di project management basate su strumenti all’avanguardia che semplificano la gestione dei processi, migliorano l'efficienza e ottimizzano la collaborazione tra team.

4. Supporto continuo: Oltre all'implementazione, crediamo in una gestione end-to-end del cliente, attraverso un supporto continuo per assicurare il successo a lungo termine dei progetti. Formiamo i team interni per migliorare l’adoption degli strumenti e forniamo assistenza nella gestione operativa.

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