Con project management si intende la gestione efficiente dei progetti: questo accade quando si consegnano i progetti in tempo, rispettando il budget e le scadenze e soddisfacendo tutte le parti interessate.
Ma quali sono le best practice nella gestione dei progetti? Quali sono i migliori metodi di project management da utilizzare e quali sono le funzionalità dei software di gestione progetti che decretano il successo o meno di un’attività di project management?
In questa guida completa alla gestione dei progetti vogliamo rispondere a tutte queste domande e andare anche oltre. Iniziamo subito.
Il project management, o gestione del progetto, si riferisce alla disciplina che coinvolge la pianificazione, l'organizzazione e il controllo delle risorse necessarie, come personale, tempo e costi, per raggiungere determinati obiettivi aziendali all'interno di un progetto. Questo processo strutturato mira a coordinare attività e persone per completare un progetto rispettando i vincoli di tempo, budget e qualità stabiliti.
In poche parole, il project management è fondamentale per garantire che i tuoi progetti siano realizzati in modo veramente efficace e con successo. Vediamo insieme come la gestione del progetto ti aiuta a rispettare scadenze, budget e requisiti di qualità per i tuoi prodotti o servizi.
Waterfall: un modello lineare e sequenziale, in cui ogni fase del progetto deve essere completata prima di passare alla successiva. È adatto a progetti con requisiti ben definiti.
Agile: è un approccio flessibile e iterativo, ideale per progetti dinamici in cui i requisiti possono evolvere in corso d'opera. La metodologia agile prevede la divisione del progetto in sprint (solitamente della durata di 2-4 settimane). Durante ogni sprint, si sviluppano e testano parti del progetto, consentendo miglioramenti continui e adattamenti alle esigenze del cliente.
Scrum: variante del metodo Agile, è un modello che si concentra sulla collaborazione di piccoli team con diverse funzioni. In Scrum, i progetti sono suddivisi in sprint con incontri giornalieri per valutare l'avanzamento e rimuovere eventuali ostacoli.
Kanban: la gestione snella dei progetti. Aiuta ad ottimizzare i processi di gestione del progetto riducendo gli sprechi e migliorando l’efficienza complessiva.
La gestione dei progetti è fondamentale perché fornisce l’approccio fondamentale all’organizzazione e alla risoluzione dei problemi in azienda: un aspetto strategico che consente ai team di introdurre più facilmente nel mercato nuovi prodotti o servizi, aumentare le entrate e raggiungere gli obiettivi aziendali. Se dai priorità a modelli efficaci di gestione dei progetti, puoi migliorare in modo proattivo e continuo i flussi di lavoro per evitare errori, costi eccessivi o altre sfide di progetto.
Le aziende di maggior successo sanno come gestire un progetto per rimanere efficienti e produttive.
Gli strumenti usati per gestire un progetto variano a seconda della metodologia scelta, come Agile o Waterfall, e delle necessità dell'azienda. Oggi molte piattaforme moderne di project management combinano diversi strumenti per dare vita a soluzioni complete - come monday.com - che si propongono quindi come unico strumento aziendale.
Tra gli strumenti di project management più utilizzati ci sono:
Immagina di dover avviare un nuovo progetto. La gestione dei progetti non inizia soltanto quando cominci a pianificare le attività, ma richiede prima di stabilire una solida base iniziale.
1. Avvio
Come per ogni buon progetto, la preparazione è fondamentale per completare il lavoro in tempo e nel rispetto del budget. Durante la fase di avvio del progetto, prova a determinare questi punti essenziali per creare la base ideale del progetto:
Per progetti più grandi, potresti stabilire una roadmap del progetto che approfondisce queste aree in modo più approfondito. Parliamo in questo articolo di come creare una road map di progetto efficace.
2. Pianificazione
L'elaborazione di un piano chiaro garantisce che tutti i membri del team si muovano verso lo stesso obiettivo. Durante la fase di pianificazione del progetto, dovrai:
3. Esecuzione
Durante la fase di esecuzione del progetto, dovrai portare a termine tutti i dettagli pianificati per consegnare il tuo lavoro alle diverse parti interessate. Questa fase avviene contemporaneamente a quella di monitoraggio e controllo e potrebbe comportare:
Come avrai capito, in questa fase è importante mantenere il controllo delle attività, collaborare con tutti i team coinvolti e prestare attenzione nel mantenere la rotta giusta.
I ruoli in azienda nella gestione di un progetto possono cambiare a seconda dell'organizzazione e della portata del progetto, ma ci sono alcune funzioni chiave che in genere sono sempre presenti nella gestione del progetto.
1. Sponsor del progetto
2. Responsabile del progetto, o project manager
3. Membri del team
4. Stakeholder del progetto
5. Cliente del progetto
6. Ufficio Gestione Progetti, o Project Management Office (PMO)
7. Direzione
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4. Supporto continuo: Oltre all'implementazione, crediamo in una gestione end-to-end del cliente, attraverso un supporto continuo per assicurare il successo a lungo termine dei progetti. Formiamo i team interni per migliorare l’adoption degli strumenti e forniamo assistenza nella gestione operativa.
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